第一章　总　则

第一条　为规范档案管理工作，充分发挥档案作用，上海市东方红公益基金会（以下简称基金会）根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》等有关法律法规的规定，结合自身实际，制定本制度。

第二条　基金会在各类活动中形成的各种有保存价值的文件材料，以及根据规定应当归档保存的文件材料，均应遵照本制度的规定，以年度为线索，分类立卷归档。

第二章　档案收集与保存

第三条　基金会财务部门负责收集、整理、保管和统计各类财务档案及有关资料，具体范围与要求按照《上海市东方红公益基金会财务和资产管理制度》执行；基金会秘书处负责收集、整理、保管和统计除财务档案以外的各类档案和资料，包括但不限于以下材料：

（一）基金会证照，设立、变更、备案材料，决议、决定、批复文件。

（二）基金会章程，战略规划、工作计划、工作总结，规章制度。

（三）基金会行政及人力资源事务相关协议、函件。

（四）基金会公益项目相关立项、执行、结项资料。

（五）基金会大事记、荣誉证书、奖杯。

第四条　凡属归档范围的文件材料，均应按规定收集齐全，认真整理，并按时向归档部门移交。任何人均不得将档案据为己有。

第五条　归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。

第六条　归档的文件材料应当齐全完整，以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。

第七条　归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。

第八条　基金会认真开展档案工作的检查、总结工作，积极开发档案信息资源，编制检索工具，为发展起好参谋作用。

第九条　基金会推动档案电子化管理，探索电子档案收集、整理、归档创新模式。

第三章　档案查阅与借用

第十条　查阅或借用档案，应说明理由并取得档案保管部门同意。档案查阅原则上不得将档案带离其存放场所；档案借用应在约定的期限内按时返还。

第十一条　查阅人员及借用人员应就档案内容予以严格保密，未经档案保管部门同意，不得向他人提供，不得翻阅、摘抄、复制，不得涂改、剪裁、圈画、折叠。

第十二条　基金会以外主体（包括但不限于会计师事务所、律师事务所）拟查阅或借用档案的，应通过基金会工作人员办理，经办人员应明确要求其就档案内容予以保密（依法需要公开的信息除外），并对档案安全负责。

第四章　档案保管期限与销毁

第十三条　基金会档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中，长期保管的保管期限为二十年至六十年，短期保管的保管期限为五年至十五年。档案的保管期限由基金会档案保管部门按照以下原则确定：

（一）凡记叙和反映本基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久。

（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期。

（三）凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为短期。

（四）《会计档案管理办法》等法律法规对档案保管期限另有规定的，按照相应的规定执行。

第十四条　档案保管应配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。基金会档案保管部门应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十五条　经确认可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁：

（一）基金会档案保管部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）基金会负责人、档案保管部门负责人、经办人在档案销毁清册上签署意见。

（三）基金会档案保管部门负责组织档案销毁工作；在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章；电子档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定。

第五章　附　则

第十六条　本制度执行过程中，如发现与有关法律法规的规定冲突的，应按照有关法律法规的规定执行，且相关人员应将该等情况逐级上报。

第十七条　本制度由理事会负责解释和修订。

第十八条　本制度自公布之日起施行。原《上海市东方红公益基金会档案管理规定》同时废止。